Keadaan pandemi Covid-19 yang belum usai saat ini tidak menyurutkan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta (UMY) untuk tetap produktif mengadakan konferensi ilmiah yang diadakan secara virtual dan menaati protokol kesehatan Covid-19. Dalam mengadakan konferensi tersebut juga diimbangi support IT dan 50 Virtual Room yang disediakan oleh Biro Sistem Informasi (BSI UMY) agar sivitas akademika ikut serta secara virtual dalam acara konferensi baik lingkup nasional maupun internasional.
Dihubungi pada Senin (19/10) Winny Setyonugroho, Kepala Urusan Website BSI UMY menjelaskan support IT dan virtual room yang disediakan ini memiliki konsep seperti siaran acara televisi dengan menyediakan main stage sebagai main room atau hall utama acara konferensi yang ditempatkan di AR Fakhruddin B Lantai 5. ”Konsep pemanfaatan IT dalam virtual konferensi ini seperti layaknya siaran televisi yang menyediakan adanya main room yang bisa menyiarkan dari semua tempat, tapi juga di situ juga ada yang stanby sebagai anchor atau pembawa acara. Pembawa acara ini diatur layaknya pewarta berita dengan membacakan susunan acara di Main Stage yang terletak di AR Fakhruddin B Lantai 5. Main Stage yang disiapkan di AR Fakhruddin B ini kemudian disiarkan secara online melalui beberapa channel sosial media, seperti Instagram dan Youtube Universitas Muhammadiyah Yogyakarta yang disiarkan secara live,” jelasnya saat dihubungi via daring.
Sementara itu, Winny juga menceritakan bahwa support IT dan virtual room ini dilakukan pertama kali pada acara konferensi internasional, the 4th ICOSI 2020 yang diadakan pada tanggal 13-14 Oktober 2020. ”Support IT yang digunakan pada konferensi ini sudah dilakukan pada acara ICOSI 2020 yaitu selain disiapkan main stage sebagai ruang utama siaran acara konferensi berbasis online, tentu juga disediakan 14 fokal konferensi yang ditempatkan di gedung area UMY dengan menyesuaikan dengan protokol kesehatan Covid-19. Kemudian dari 14 Fokal tersebut, pada satu waktu penayangan siaran online konferensi terdapat 50 ruang parallel yang melakukan presentasi artikel penelitian yang dilakukan selama dua hari full dari pagi hingga sore,” paparnya.
Winny menambahkan tujuan adanya main stage dan beberapa virtual room yang dijadikan satu yang disiarkan di media sosial agar peserta secara fleksibel memilih tema atau topik pembahasan konferensi sesuai pada bidang masing-masing. ”Kemudian alasan tujuan disiarkan dengan menghadirkan main stage serta menghadirkan 14 fokal dan semuanya dimasukkan ke halaman utama konferensi khususnya pada acara ICOSI yang sudah dilaksanakan pada tanggal 13-14 Oktober 2020 agar semua peserta dapat berpindah dari satu lokasi virtual ke lokasi virtual yang lainnya. Agar mereka dapat mengikuti materi pembicara yang mereka sukai dan yang paling diminati sesuai dengan bidang ilmu pada masing-masing peserta, sehingga peserta ada kebebasan untuk melihat semua ruang ataupun memilih ruang yang mereka minati tanpa dibatasi satu ruang virtual saja. Dengan adanya support IT yang disediakan oleh UMY khusunya Biro Sistem Informasi memberikan fasilitas kepada peserta konferensi agar lebih fleksibel memilih virtual room yang lebih fleksibel,” tambahnya.
Selanjutnya ia menerangkan bahwa persiapan dalam support IT dilakukan dua bulan sebelum acara berlangsung.”Untuk persiapan virtual room ini dilakukan jauh-jauh hari dan persiapan ini meliputi beberapa yang perlu disiapkan seperti menyiapkan untuk virtual room, kemudian menyiapkan operator yang akan menghandle komputer dan laptop, selanjutnya menyiapkan SOP virtual room, dan dua hari sebelum acara konferensi kami melakukan gladi persiapan konferensi untuk memastikan semua peralatan bekerja dengan baik dan semua moderator dan operator yang bertanggung jawab untuk kelancaran pelaksanaan acara,” imbuhnya.
Support IT dan virtual room pada acara konferensi yang diadakan oleh Universitas Muhammadiyah Yogyakarta kelanjutannya akan digunakan pada acara konferensi UMY Grace (Undergraduate Conference) 2020 yang diadakan pada tanggal 27- 28 Oktober mendatang serta Konferensi Pengabdian Masyarakat LP3M UMY yang diadakan pada bulan November mendatang. (Sofia)
