Dalam pelaksanaan sebuah acara yang melibatkan Event Organizer (EO), dibutuhkan juga manajemen yang baik dan sistematis. Jika manajemen tersebut dijalankan sesuai dengan fungsi dan tanggung jawabnya yang tertata, maka pelaksanaan acara juga maksimal.
Demikian disampaikan Intan Linggaratri, Koordinator Workshop ‘Event Maksimal, Manajemen Optimal” yang diselenggarakan Departemen Ilmu Komunikasi Universitas Muhammadiyah Yogyakarta (UMY) ketika ditemui di sela-sela kegiatan pada Rabu (1/12).
Menurut Intan, Jasa EO merupakan jasa penyelenggaraan sebuah acara yang terdiri dari serangkaian mekanisme yang sistematis dan memerlukan ketekunan, kesungguhan serta kekompakan kerja tim dimana acara tersebut dipadati dengan deadline, target, scheduling, pressure, dan teamwork solidarity.
Peran EO sendiri selain melaksanakan penyelenggaraan sebuah acara berdasarkan pedoman kerja dan konsep acara juga harus mengelola konsep manajerial secara profesional.
“Di negeri ini, konsep EO mulai muncul sekitar tahun 1990an dan semakin populer pada tahun 1998 pasca era krisis dimana banyak tenaga kerja yang kemudian mencari alternatif sumber penghasilan lain, salah satunya EO.Untuk mendirikan sebuah EO, beragam hal harus diperhatian mulai dari jaringan (network), permodalan dana segar yang cukup, SDM yang dinamis dan pekerja keras, semangat teamwork, kreativitas dan inisiatif yang tinggi, cermat dan peka terhadap perkembangan menjadi kunci kesuksesan EO.”urainya,
Melalui workshop yang bertema “Event Maksimal, Manajemen Optimal”, IK UMY berharap para mahasiswa mendapatkan pengetahuan mengenai pelaksanaan acara yang baik dan optimal tanpa meninggalkan unsur manajemen maksimal sebagai pendukung optimalnya sebuah acara.
Sementara itu Pembicara dari Indonesia Reggae Community (IRC), Wobal menjelaskan bahwa dalam penyelenggaraan sebuah event EO harus memperhatikan beberapa hal. Salah satunya adalah proposal. proposal merupakan salah satu kunci penting dalam menarik klien atau konsumen.
“Proposal yang menarik adalah proposal yang tidak terlalu banyak tulisan, menonjolkan kreatifitas, dan didukung dengan kemampuan verbal atau kemampuan dalam mengkomunikasikan konsep acara,,”jelasnya.
Selain proposal yang menarik, kunci sukses dalam penyelenggaraan sebuah event adalah promosi. Dijelaskan Wobal bahwa promosi terkait event yang akan dilakukan, tentu saja tidak meninggalkan pembuatan banner, spanduk dan sejenisnya.
“Kemudian EO harus pandai-pandai dalam menggandeng media partner. Bisa media cetak, elektronik sampai internet. Dimulai dengan membuat daftar media cetak yang berhubungan dengan kegiatan, misalnya acara musik maka media yang dituju adalah media yang didalamnya terkait dengan musik. Begitu juga radio maupun internet. Terlebih saat ini ada jejaring sosial seperti facebook maupun twitter yang bisa juga untuk dimanfaatkan,”tegasnya.
