Hal utama yang diperlukan dalam melayani tamu adalah mekanisme kerja untuk mengantisipasi ketidakpastian jadwal kedatangan. Selain itu diperlukan gerak cepat dan keramahan.
Demikian disampaikan Koordinator Sie Protokoler Panitia Otorita Universitas Muhammadiyah Yogyakarta (UMY), Sugeng Riyanto, SIP., M.Si di Kampus Terpadu Kamis (1/7) terkait dengan persiapan menyambut tamu-tamu dari luar negeri yang akan menghadiri Muktamar Seabad Muhammadiyah.
Menurutnya, akan datang sekitar 40 tamu dari luar negeri yang terdiri dari Kosovo, Amerika Serikat, Thailand, Singapura, Malaysia, Korea, dan beberapa negara lainnya. “Karena pada dasarnya fokus sie protokoler yaitu melayani terkait tamu-tamu luar negeri. Saat ini yang telah berada di Yogyakarta yaitu tamu dari negara Thailand, Singapura dan Malaysia,”urainya.
Selama ini dalam pemaparan Sugeng, tim protokoler yang terdiri dari 18 orang telah melakukan team working dan mekanisme kerja. Salah satunya dengan skenario atau persiapan dalam ketidakpastian. “Mengapa ketidakpastian? Tamu undangan atau jadwal tamu seringkali tidak on time. Bisa jadi ada kesalahan informasi, keterlambatan jadwal pesawat, atau lainnya yang tidak dapat diprediksi. Dengan kata lain kami dalam hal ini sie protokol harus siap kapanpun para tamu itu akan datang. Dengan pelayanan yang cepat dan ramah tentu saja.”paparnya.
Untuk kelancaran proses protokoler itu sendiri, selain harus memiliki kemampuan dua bahasa minimal bahasa Indonesia dan Inggris, tim sie protokoler juga telah dibekali dengan kemampuan protokoler. “Selain itu kami juga telah mempelajari lokasi-lokasi tempat yang akan kami gunakan. Misalnya bandara lokasi penjemputan tamu, hotel tamu tersebut maupun kendaraan yang akan kami gunakan,”tuturnya.
Harapannya mereka dapat membuat para tamu merasa nyaman dengan pelayanan yang diberikan. “Kesiapan personel sangat diperlukan terlebih untuk jadwal kedatangan yang bisa saja dimajukan bahkan mundur,”pungkasnya.
Di tempat terpisah, Kepala Biro Penerimaan Mahasiswa Baru, Sutrisno Wibowo, SE, M.Si terkait dengan adanya pelaksanaan Muktamar, UMY tetap melayani masyarakat mengenai info penerimaan mahasiswa baru.
Sutrisno mengatakan meskipun arus kendaraan yang masuk ke UMY dibatasi mengingat adanya pelaksanaan Muktamar disana, namun pihaknya UMY tetap melayani masyarakat atau pendaftar yang ingin mengetahui informasi mengenai penerimaan mahasiswa baru (PMB). “Penerimaan mahasiswa baru tetap akan dibuka seperti biasa pukul 08.00 hingga 21.00 WIB,” ujarnya.
Lebih lanjut, Sutrisno menjelaskan meskipun hanya kendaraan tertentu saja yang bisa masuk ke arena Muktamar, namun para pendaftar dapat menempatkan kendaraannya di University Residence (UNIRES) yang terletak di sebelah utara dan selatan UMY untuk kemudian menggunakan kereta kelinci yang telah disediakan panitia otorita Muktamar UMY menuju Biro PMB.
Sementara itu, para Muktamirin maupun penggembira Muktamar yang berminat ,ada beberapa titik informasi PMB yang ditempatkan di Asri Medical Center (AMC) Wirobrajan, Stan Pameran Pekan Niaga Seni dan Budaya Nusantara (PNSBN), dan Biro PMB UMY. “Semua informasi yang dibutuhkan terkait PMB bisa diperoleh di ketiga lokasi tersebut, sedangkan pengisian formulir dan tesnya akan dilaksanakan di Biro PMB UMY,” terang Sutrisno.
