Sebagai optimalisasi dan efisiensi penyelenggaraan Pekan Ilmiah Mahasiswa Nasional (PIMNAS) ke-25, 9-14 Juli 2012 mendatang, Univeristas Muhammadiyah Yogyakarta (UMY) sebagai tuan rumah berupaya membangun sistem Teknologi Informasi terpadu selama gelaran adu intelektualitas mahasiswa se-Indonesia ini berlangsung.
Ditemui di Kampus UMY Minggu (7/7)Koordinator Seksi Teknologi, Informasi dan Komunikasi PIMNAS, Wahyudi ST, MT mengatakan, panitia menggunakan sejumlah sistem IT seperti sistem registrasi online, sistem presensi, serta sistem presentasi. Beberapa sistem ini menurutnya baru pertama kali digunakan dalam penyelenggaraan PIMNAS. Seluruh sistem tersebut menggunakan teknologi yang informasinya akan terpadu untuk sejumlah keperluan panitia, peserta, maupun juri penyelenggaraan.
Pada sistem registrasi online menurut Wahyudi, seluruh perguruan tinggi peserta PIMNAS diberi masing-masing satu akun. Tiap universitas lalu diwajibkan mengisi data peserta yang diperlukan, sehingga secara cepat dapat diketahui jumlah peserta beserta dosen pendamping yang akan datang. “Distribusi pembagian hotel misalnya, tentu akan lebih tertib. Meskipun ada yang terlambat, semua perguruan tinggi telah menyelesaikan registrasi. Tercatat lebih dari 2000 peserta dan pendamping yang akan datang”
Wahyudi juga menjelaskan selain pada persiapan, sistem IT juga dibangun pada hari pelaksanaan PIMNAS untuk mencegah situasi tidak kondusif. Sistem presensi menggunakan sensor padasmart card yang dimiliki setiap peserta dan dosen pendamping dari 400 tim yang ikut ambil bagian. Setiap keluar masuk ruangan pada waktu presentasi makalah, peserta harus menempelkansmart card pada pembaca sensor menggunakan teknologi (RFID). Dengan demikian, situasi presentasi akan kondusif karena yang dapat masuk ruangan hanya yang memiliki smart card.
“Akan ada 20 perangkat pembaca sensor di 20 ruangan yang digunakan untuk presentasi. Dengan begitu akan ada efisiensi waktu dibanding sistem presensi manual yang biasanya digunakan di beberapa PIMNAS sebelumnya. Dengan sistem ini juri juga akan mengetahui seberapa lama peserta berada di dalam ruangan. Kehadiran peserta di dalam ruangan presentasi memang menjadi salah satu aspek penilaian juri” terang Dosen Fakultas Teknik UMY ini.
Wahyudi menjelaskan, sistem IT yang digunakan pada saat presentasi peserta juga menjadi inovasi tersendiri. Tidak seperti penyelenggaraan PIMNAS sebelumnya, mulai dari sistem pengacakan urutan peserta hingga sistem lain menggunakan komputer. “Ada juga sistem waktu presentasi yang secara otomatis akan menutup slide presentasi setelah sepuluh menit. Peserta akan diberi pengingat sisa waktu pada menit ke-tujuh dan ke –sembilan”
Dengan sejumlah sistem inilah, Wahyudi mengharapkan, setiap elemen kegiatan akan dipermudah tugasnya. Dengan demikian, mereka bisa lebih fokus ke pekerjaan lain yang sehingga PIMNAS terselenggara dengan sukses. “Panitia tentu berharapa yang terbaik, pelayanan keamanan, ketertiban, dan dan aspek lainnya memang menjadi tugas kami” pungkasnya.
