Untuk menindaklanjuti tugas Universitas Muhammadiyah Yogyakarta (UMY) sebagai perguruan tinggi asuh, UMY mengadakan program magang untuk 32 peserta dari 6 perguruan tinggi (PT) pada hari Selasa (17/7) di Ruang Sidang Gedung AR Fachruddin A UMY. Program magang yang diberikan berupa pemberian teknik monitoring dan evaluasi untuk melakukan peningkatan terhadap penjaminan mutu masing-masing PT. Materi yang diberikan salah satunya adalah mengenai dokumentasi dan pengelolaan informasi yang dimiliki oleh PT. PT yang mengikuti program ini adalah Universitas Respati Yogyakarta (UNRIYO), Institut Teknologi Yogyakarta (ITY), Universitas Muhammadyah Kendari (UMKendari), Sekolah Tinggi Kesehatan Mandalaya Waliya Kendari, Akademi Keperawatan PPNI Kendari, dan Universitas Sulawesi Tenggara (UnSultra).
Anna Nur Nazilah Chamim, S.T., M.Eng., Kepala Bidang Penjaminan Mutu Internal UMY selaku pemateri menyebutkan bahwa kebutuhan untuk pengelolaan data PT mengacu pada ketentuan yang diberikan oleh Kemendikbud. “Sesuai dengan Permendikbud no. 50 tahun 2014 tentang sistem penjaminan mutu pendidikan tinggi, PT perlu melakukan pengelolaan data dan mengintegrasikannya menjadi sebuah pangkalan data. UMY sudah menerapkan ini dan bentuk data kami membentuk 2 jenis data untuk dokumentasi mutu, hardfile dan softfile,” ungkapnya.
“Untuk data hardfile merupakan dokumen kertas yang dikelola dan dikumpulkan dari setiap prodi, ini kemudian kita beri label yang sesuai agar mudah dicari dan disimpan dalam lemari khusus. Data ini akan sangat membantu ketika ada kegiatan visitasi untuk keperluan akreditasi karena biasanya assessor akan memeriksa kelengkapan dokumentasi yang dimiliki PT,” ujar Anna.
Anna juga menjelaskan bahwa dokumen softfile berfungsi sebagai cadangan dan juga merupakan pangkalan data yang dapat digunakan sewaktu dibutuhkan. “Untuk pengolahannya perlu melibatkan tim teknologi Informasi agar dapat menjadi sebuah pangkalan data yang terintegrasi. Namun untuk permulaan cukup menggunakan aplikasi Excel, ini agar data yang dimiliki oleh PT dapat dipertanggungjawabkan. Misal untuk karya tulis dosen yang dipublikasikan dalam jurnal, ketika diminta kita dapat langsung memberikan bukti bahwa tulisan tersebut dimuat dalam jurnal apa dan kapan,” jelasnya.
Dr. Ir. Bambang Supriyadi, CES., DEA. selaku Koordinator Kopertis Wilayah V DI Yogyakarta menyebutkan yang menjadi tujuan utama dari program PT Asuh ini bukan untuk mengejar akreditasi. “Tujuan utamanya adalah membenahi dan meningkatkan proses penjaminan mutu dan usahanya untuk mengelola PT. Ketika proses dari penjaminan mutu ini meningkat maka penilaian akreditasinya juga akan meningkat,” jelas Bambang dalam wawancara yang dilakukan oleh Biro Humas dan Protokol (BHP) UMY di sela-sela acara yang berlangsung.
Bambang juga menyebutkan kegiatan yang dilakukan ini membantu tugas Kopertis dalam melakukan pembinaan terhadap PT yang belum mencapai standar. “Pembinaan yang dilakukan Kopertis terikat oleh wilayah, karenanya pembinaan PT yang dilakukan oleh Kopertis ditujukan untuk PT yang berada di dalam wilayahnya. Dengan adanya program PT asuh, pembinaan dapat dilakukan secara lintas wilayah dan menjangkau secara lebih luas,” ungkapnya.
